Tehokkaat julkiset hankinnat: Avain onnistuneisiin sopimuksiin
Julkiset hankinnat ovat merkittävä osa yhteiskunnan taloutta, sillä ne vaikuttavat niin verovarojen käyttöön kuin palveluiden laatuun. Onnistunut hankintaprosessi ei kuitenkaan pääty pelkkään sopimuksen allekirjoittamiseen – todellinen työ alkaa vasta, kun sopimus astuu voimaan. Miten varmistetaan, että hankinnat tuottavat halutut tulokset?
1. Suunnittelu on kaiken perusta
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty – tämä pätee myös julkisissa hankinnoissa. Selkeästi määritellyt tavoitteet, realistinen aikataulu ja tarkka budjetointi muodostavat perustan, jolla hankinta etenee sujuvasti. Hankintasuunnitelman tulee ottaa huomioon sekä lainsäädäntö että markkinatilanne, jotta saadaan houkuteltua parhaat mahdolliset tarjoajat.
2. Avoimuus ja vuoropuhelu tarjoajien kanssa
Avoin ja reilu kilpailutusprosessi lisää luottamusta julkisiin hankintoihin. Hankintayksikön kannattaa hyödyntää markkinakartoituksia ja markkinavuoropuhelua, jotta se ymmärtää paremmin toimittajien tarjontaa ja mahdollisuuksia. Näin voidaan myös välttää epärealistiset vaatimukset, jotka rajoittaisivat kilpailua.
3. Sopimuksen hallinta – jatkuva prosessi
Sopimus ei ole vain paperiarkki laatikossa. Sopimuksen hallinta on aktiivista työtä, jossa seurataan toimittajan suorituksia, arvioidaan laatua ja ratkaistaan mahdolliset ongelmat nopeasti. Hyvä käytäntö on nimetä sopimusvastaava, joka varmistaa, että molemmat osapuolet noudattavat sovittuja ehtoja. Huolellisesti laadittu sopimus on yrityksesi perusta – se turvaa liiketoimintaa, vähentää riskejä ja säästää sekä aikaa että kustannuksia. Laadukkaat sopimukset takaavat juridisen pätevyyden ja auttavat välttämään tarpeettomia oikeudellisia riskejä ja konflikteja.
4. Jälkiarviointi ja oppiminen
Kun hankinta on saatu päätökseen, on tärkeää arvioida prosessin onnistumista. Mitkä olivat hankinnan vahvuudet ja mitä olisi voitu tehdä paremmin? Tällainen jälkiarviointi auttaa kehittämään tulevia hankintoja ja parantaa organisaation hankintaosaamista pitkäjänteisesti.
Sarastia – puitesopimuksen uusi sopimusjakso on alkanut (1.1.2025 – 31.12.2028)
Olemme osa Sarastian puitesopimusta, mikä mahdollistaa laajemman yhteistyön eri organisaatioiden kanssa. Tämän kautta pystymme jakamaan osaamistamme laajemmin ja luomaan uusia innovatiivisia ratkaisuja. Osaamisemme esilletuonti ei rajoitu vain asiakirjoihin, vaan pyrimme aktiivisesti osallistumaan alan kehitykseen ja tukemaan asiakkaitamme kokonaisvaltaisesti.
A. Referenssit ja asiakaskokemukset
Olemme saaneet kiitettävää palautetta asiantuntijuudestamme ja referenssitoteutuksistamme mm. Helsingin kaupungilta, Suomen ympäristökeskukselta ja Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueelta. Nämä esimerkit osoittavat, kuinka olemme onnistuneet toteuttamaan vaativia julkisia hankintoja ja sopimuksia.
”Olemme käyttäneet vuodesta 2023 alkaen Lawderin
asiantuntijan ammattitaitoa useiden sidosryhmiimme liittyvien
sopimusdokumenttien laatimisessa ja tekstien tarkistamisessa.
Palvelu on ollut nopeaa, joustavaa ja asiantuntevaa.
Kokemuksemme on, että palvelun avulla voimme varmistaa
sopimusten asianmukaisuuden ja pätevyyden myös lainopillisesta
näkökulmasta.”
– Lena Girs Kalske, Palveluvastaava, työelämä- ja yrityspalvelut,
Länsirannikon Koulutus Oy WinNova
”Tarvitsimme rakennusautomaation kolmanteen vaiheeseen
hankinta-asiantuntijan, koska kyseessä ei ollut
ydinosaamisemme. Lawderin hankinta-asiantuntijalla oli
osaamista keskitetyn rakennusautomaation
vaatimusmäärittelystä ja myös julkisen hankintaprosessin
toiminnasta. Yhteistyö hänen kanssaan etäyhteyksin avulla
jouhevasti”
– Pasi Salo Vantaan kaupungin tilapalvelut
B. Hankintajuridiikan palvelut
Olemme erikoistuneet hankintajuridiikan palveluihin, jotka tukevat julkisen sektorin organisaatioita kaikissa hankintaprosessin vaiheissa. Tämä varmistaa, että hankinnat täyttävät lainsäädännön vaatimukset ja kilpailutusperiaatteet, samalla minimoiden riskejä ja edistäen kustannustehokkuutta.
C. Järjestelmäosaaminen
Hallitsemme hankinta-alan yleiset järjestelmät, kuten Cloudia-tuotteet ja asianhallintajärjestelmät. Tämä tekninen osaaminen mahdollistaa tehokkaiden ja lainmukaisten hankintojen toteuttamisen.
D. Viestintä ja julkisuus
Julkaisemme säännöllisesti blogeja ja artikkeleita, joissa jaamme parhaita käytäntöjä sekä ajankohtaisia aiheita julkisista hankinnoista ja sopimuksista. Tämä ei vain vahvista omaa asiantuntijuuttamme, vaan myös auttaa muita organisaatioita kehittämään omia toimintatapojaan.
Rakentamisen tai muun kiinteistöhankkeen tie harvoin on suoraviivainen
Rakennushanke keskeytyi kaavoituskiistan takia. Rakentaja meni konkurssiin ja työmaa pysähtyi. Ympäristölupaprosessi venyi vuosilla, mikä johti merkittäviin taloudellisiin menetyksiin. Nämä ovat tilanteita, joissa kiinteistöoikeudellinen asiantuntija voi olla korvaamaton apu.
Tapaus 1: Rakennushanke pysähtyi kaavoituskiistan takia
Eräs rakennusliike suunnitteli kerrostalon rakentamista houkuttelevalle tontille. Kaava vaikutti lupaavalta, ja rakennuslupa haettiin hyvissä ajoin. Yllättäen naapurit kuitenkin valittivat kaavasta, ja projekti pysähtyi. Valitukset perustuivat siihen, että kaava ei mukaillut alueen yleisilmettä, ja ympäristövaikutuksia ei ollut arvioitu riittävästi.
Haasteet:
- Pitkittynyt rakennuslupaprosessi: Naapurien valitukset pysäyttivät hankkeen kuukausiksi.
- Kustannusten nousu: Projektin viivästyminen johti kustannusten kasvuun ja vuokratulojen menetykseen.
- Juridiset kiistat: Kaavoitusta koskevat valitukset vaativat syvällistä oikeudellista tuntemusta.
Miten asiantuntija auttoi?
- Kaavoituksen juridinen analyysi: Asiantuntija löysi juridiset perustelut, joiden pohjalta valitukset voitiin hylätä.
- Neuvottelut naapureiden kanssa: Sovintoratkaisut nopeuttivat prosessia.
- Ympäristövaikutusten arviointi: Arviointi tehtiin lainmukaisesti, mikä poisti valitusten pääperusteet.
- Rakennusluvan puolustaminen: Asiantuntija edusti rakennusliikettä hallinto-oikeudessa, ja rakennuslupa vahvistettiin.
Lopputulos:
Projekti jatkui ilman lisäviivästyksiä, ja rakennusliike säästi aikaa ja rahaa.
Tapaus 2: Rakentaja meni konkurssiin – projekti jatkui ilman keskeytystä
Rakennushankkeen tilaaja oli juuri saanut talon perustukset valmiiksi, kun urakoitsija ilmoitti konkurssistaan. Työmaa pysähtyi, ja tilaajalla oli suuri huoli siitä, miten projekti saataisiin päätökseen
ilman valtavia lisäkustannuksia.
Haasteet:
- Rakennustöiden keskeytyminen: Konkurssin myötä työmaa jäi keskeneräiseksi.
- Taloudelliset riskit: Tilaaja pelkäsi maksaneensa turhaan ja joutuvansa etsimään uuden urakoitsijan omalla kustannuksellaan.
- Juridiikka ja sopimukset: Sopimus oli monimutkainen, ja tilaaja tarvitsi oikeudellista apua konkurssipesän kanssa asioimiseen.
Miten asiantuntija auttoi?
- Vakuudet ja sopimusten tarkistus: Asiantuntija oli jo sopimusvaiheessa varmistanut, että urakoitsijalta vaadittiin riittävät vakuudet ja maksuerät oli sidottu työn edistymiseen.
- Konkurssipesän hallinta: Asiantuntija neuvotteli konkurssipesän kanssa ja varmisti, että vakuudet kattoivat keskeneräisten töiden kustannukset.
- Jatkuvuuden varmistaminen: Asiantuntija auttoi valitsemaan uuden urakoitsijan ja siirtämään sopimukset sujuvasti ilman lisäviivästyksiä.
Lopputulos:
Rakennushanke jatkui uuden urakoitsijan kanssa ilman taloudellisia menetyksiä tilaajalle. Tämä oli mahdollista vain siksi, että asiantuntija oli alun perin varmistanut riittävät vakuudet ja sopimusehdot.
Haluatko varmistaa kiinteistö-, rakennus-, ympäristö- ja hankinta-asioidesi lainmukaisuuden, riskittömyyden ja tehokkuuden?
Lue lisää palveluistamme ja ota yhteyttä: https://lawder.fi/palvelut/juridiikan-asiantuntijapalvelut/
Pirjo Silius-Miettinen
Johtaja tiedonhallinta, hankinnat ja sopimukset
Lawder Oy
Lawder Oy:n missiona on auttaa yrityksiä noudattamaan sääntelyvaatimuksia, edistämään innovaatioita ja rakentamaan luottamusta. Lakien ja sääntelyn asiantuntijatiimimme yhdistää juridisen osaamisen tiedonhallinnan, tietoturvan ja datan hyödyntämisen asiantuntemuksen
