Kuinka monesti olet kuullut lauseen: ”Hoidetaan nämä tietosuoja-asiat nyt kuntoon, niin voimme keskittyä olennaiseen”?
Ajatus on tavanomainen, mutta vaarallinen. Totuus on, että tietosuoja ei ole yksittäinen projekti, jonka voi ruksia tehdyksi ja unohtaa. Se on prosessi, joka elää ja muuttuu samaan tahtiin organisaatiosi muiden muutosten kanssa.
Maailma ympärillämme muuttuu vauhdilla. Lainsäädäntö elää (kuten vaikkapa uusi EU:n tekoälyasetus), teknologia kehittyy pilvipalveluista automaatioon, ja liiketoiminnat yrittävät pysyä näiden perässä. Jos tietosuojadokumentaationne on tehty vuonna 2018 ja pölyttyy nyt arkistossa, organisaatiosi ottaa joka päivä turhia riskejä. Staattinen tietosuoja on riski, kun taas dynaaminen tietosuoja on kilpailuetu.
Tässä blogipostauksessa käymme läpi, miksi tietosuoja vaatii jatkuvaa huomiota ja miten otat sen kivuttomaksi osaksi arkea.
Neljä peruspilaria, jotka pitävät tietosuojan kunnossa
Jatkuva tietosuojatyö ei ole rakettitiedettä, vaan rutiineja. Se rakentuu neljän selkeän pilarin varaan:
- Riskien hallinta on ennakointia. Kun otatte vaikka käyttöön uuden CRM-järjestelmän tai suunnittelette uutta markkinointikampanjaa, tietosuojaan liittyvät riskit on arvioitava ennen starttinappulan painamista.
- Ihmiset muodostavat tietosuojan. Tietosuoja ei kuulu vain IT-osastolle tai lakimiehille. Tietoturvapoikkeamat, kuten sähköpostin lähettäminen väärälle vastaanottajalle, johtuvat usein inhimillisistä syistä. Siksi lyhyet, usein toistuvat koulutukset ovat tehokkaampia kuin kerran parissa vuodessa järjestettävä massaluento.
- Dokumentaatio asettaa luottamuksen. Tietosuojaan liittyvä dokumentaatio, kuten rekisteröityjen oikeuksista informointi ja henkilötietojen käsittelyn sopimukset, on pidettävä ajan tasalla. Dokumentaatio ei ole pelkästään pakollista paperityötä, vaan se tuo samalla läpinäkyvyyttä, joka rakentaa luottamusta asiakkaidenne silmissä.
- Jatkuva parantaminen on osa arkea. Virheitä sattuu kaikille. Olennaista on se, että niistä opitaan ja opit jaetaan eteenpäin, jotta ne sitten osaltaan kehittävät organisaation tietosuojakulttuuria.
Vuosikello tuo rytmiä kaaokseen
Miten tästä kaikesta selviää ilman, että työtaakka kasvaa valtavaksi ja toimenpiteet unohtuvat matkan varrella? Vastaus on suunnitelmallisuus.
Tietosuojan vuosikello on erinomainen työkalu, joka pilkkoo suuren kokonaisuuden hallittaviin osiin. Sen sijaan, että yrittäisitte tehdä kaiken kerralla, voitte rytmittää vuoden teemat vaikkapa kvartaaleittain seuraavasti: talvella koulutukset, keväällä dokumentaation tarkistus, kesällä riskien arvioinnit ja syksyllä auditoinnit; esimerkki yksinkertaistetusta vuosikellosta kuvassa.
Vuosikello auttaa varmistamaan, että johdolla on ajantasainen tieto tietosuojan tilasta ja riskeistä, ja että reagointikyky säilyy muutoksissa.
Milloin hälytyskellojen tulisi soida?
Tietosuojatyön tarve korostuu erityisesti muutostilanteissa. Kiinnitä huomiota prosesseihinne erityisesti silloin, kun:
- Otatte käyttöön uusia järjestelmiä tai sovelluksia (erityisesti tekoälytyökalut).
- Teette uusia sopimuksia kumppaneiden kanssa.
- Aloitatte uudenlaista markkinointia tai avaatte verkkokaupan.
- Huomaatte, että dokumentit, kuten tietosuojaselosteet, on viimeksi päivitetty vuosia sitten.
Yhteenvetona: Luottamus on kilpailuetu
Tietosuoja on lopulta muutakin kuin lakien noudattamista – se on organisaatioita erottava menestystekijä.
Se, että tietosuoja ymmärretään jatkuvana prosessina, pienentää riskejä ja kasvattaa asiakkaiden luottamusta. Tämä toki vaatii johdon sitoutumista ja selkeää hallintamallia, mutta palkitsee organisaation turvallisemmalla ja sujuvammalla arjella.
Herättikö tämä kirjoitus lisää ajatuksia tai kysymyksiä tietosuojan käytännön toteuttamisesta ja kehittämisestä? Alla olevista linkeistä voit lukea lisää.
Henkilöstön tietosuojatietoisuuden ylläpitäminen – Lawder
Sanktiot tietosuojarikkeistä – Lawder
Jos haluat kartoittaa organisaatiosi tarpeita yhdessä kanssamme, ota yhteyttä:
Kaarina Limingoja
Head of Data Protection, CIPP/E, CIPM
Lawder Oy
