Vaikka työntekijät viettävätkin ansaittua taukoa töistä, tietosuoja ei valitettavasti lomaile. On hyvä muistaa, että myös kesäkuukausina yrityksen tulee vastata tietosuojaa koskeviin pyyntöihin ja kyselyihin. Samalla tavalla on myös reagoitava nopeasti tietosuojapoikkeaman sattuessa.
Vinkit tietosuojan varmistamiseen kesällä:
1. Suunnittele ja valmistaudu etukäteen
Ennen lomakauden alkamista on tärkeää tehdä suunnitelma tietosuojan ylläpitämiseksi. Laadi selkeät ohjeet siitä, miten käsitellään henkilötietoja lomien aikana ja varmista, että kaikki työntekijät ovat tietoisia näistä ohjeista. Tämä voi sisältää esimerkiksi ohjeet siitä, miten asiakirjat säilytetään turvallisesti ja miten sähköpostiviestit käsitellään loman aikana.
2. Kouluta ja ohjeista kesätyöntekijät
Käy kesätyöntekijöiden kanssa läpi tietosuojan perusasiat ja anna selkeät ohjeet henkilötietojen turvallisesta käsittelystä. Kesäisin yrityksissä on usein enemmän harjoittelijoita, mikä voi lisätä henkilötietoihin liittyvien virheiden riskiä. Varmista, että he tietävät, kuinka toimia tietosuojapoikkeaman sattuessa, kuten esimerkiksi silloin, kun henkilötietoja sisältävä sähköposti lähetetään vahingossa väärälle vastaanottajaryhmälle. Tietosuojavaltuutetun sivuilta löytyy hyvät toimintaohjeet henkilötietoihin kohdistuvan tietoturvaloukkauksen sattuessa.
3. Varmista, että tietosuoja-asioista vastaava henkilö on tavoitettavissa
On tärkeää, että tietosuojasta vastaava henkilö on tavoitettavissa myös kesälomakaudella. Kun yrityksen vakituinen tietosuoja-asioista vastaava henkilö nauttii aamukahvistaan mökin terassilla tai siemailee mojitoa Espanjan Aurinkorannikolla, on kriittistä, että loman ajaksi on nimetty sijainen, joka on valmiina hoitamaan tietosuojaa koskevat toimenpiteet ja reagoimaan nopeasti mahdollisiin ongelmiin.
4. Huolehdi etätyön turvallisuudesta
Monet työntekijät saattavat työskennellä etänä kesälomien aikana, mikä tuo mukanaan omat haasteensa tietosuojan kannalta. Etätyö lisää työntekijöiden vastuuta tietosuojan varmistamisessa. On tärkeää varmistaa, että etätyöhön käytettävät laitteet ja yhteydet ovat turvallisia. Työntekijöille tulee antaa selkeät ohjeet siitä, kuinka estetään ulkopuolisten pääsy yrityksen hallussa oleviin henkilötietoihin.
5. Varmista, että tietosuoja-asiat hoidetaan lain edellyttämällä tavalla
Tietosuoja on prosessi, joka vaatii jatkuvaa huomiota ja päivitystä – myös kesälomien aikana. Tietosuoja-asetus ja kansallinen lainsäädäntö asettavat yrityksille vaatimuksia ja velvollisuuksia tietosuoja-asioiden hoitamiseen. Tietosuoja ei saa jäädä tauolle, vaikka työntekijät viettäisivätkin lomia.
Kesäkuukausina tietosuojan ylläpitämisessä ovat avainasemassa huolellinen suunnittelu, päivitetyt käytännöt ja selkeät ohjeistukset henkilöstölle. Pitäen nämä vinkit mielessä, yrityksesi voi varmistaa korkean tason tietosuojan ympäri vuoden. Muistathan myös, että asiantunteva apu Lawderin aulassa on vain napin painalluksen päässä.
Jos tarvitset apua yrityksesi tietosuojan hallinnassa, Lawder auttaa myös kesäkuukausina. Voit astua aulaan ja kysyä asiantuntijoiltamme apua arkisin klo 9-15!
Aino Kosunen
Aino Kosunen, tietosuojajuristi
Lawder Oy
