Puitejärjestely
Puitejärjestely on yleinen keino julkisille hankintayksiköille hankkia tarvitsemiaan palveluita, tavaroita tai rakennusurakoita. Puitejärjestelyssä sovitaan tietyn ajan sisällä tehtävien hankintojen ehdoista ja arvioidaan osallistumaan ilmoittautuvien toimittajien kelpoisuus.
Puitejärjestelyllä voidaan vähentää hankintayksiköiden hallinollista taakkaa sopimuskauden aikana. Joissain tapauksissa kaikki ehdot hinta mukaan lukien onkin vahvistettu puitesopimuksessa ja hankintoja voidaan tehdä ilman erillistä kilpailutusta.
Minikilpailutus puitejärjestelyn sisällä
Muodostettavan puitesopimuksen ehtoihin voidaan kirjata, että sopimuskauden aikana toteutettavista hankinnoista kilpaillaan vielä minikilpailutuksissa puitesopimuksessa määritettyjen kriteerien mukaisesti. Tällaiseen minikilpailutukseen pääsevät osallistumaan vain puitejärjestelyyn hyväksytyt toimittajat.
Minikilpailutuksen järjestäminen puitesopimuksen sisällä on tavallisesti varsin nopeaa, sillä esikarsinta on jo tehty. Hankintayksikkö on selvittänyt toimittajien kelpoisuusvaatimusten täyttymisen jo puitesopimusta luotaessa. Samoin toimittajille puitesopimuksen yleiset ehdot ja vaatimukset ovat jo tuttuja. Usein minikilpailutuksessa ainoa muuttuja onkin ennalta sovitun tuote- tai palveluvalikoiman vahvistetut volyymit tietylle toimitukselle tai sopimuskaudelle.
Minikilpailutuksen hyödyt
Vaikka hankintoja on mahdollista tehdä täysin puitesopimuksessa ennalta määritettyjen ehtojen mukaisesti – siis myös hintojen osalta – kannattaa puitejärjestelyn sisälläkin järjestää minikilpailutus. Minikilpailutuksen järjestämisen vaiva on varsin maltillinen suhteessa potentiaalisiin säästöihin.
Minikilpailuilla erityisesti urakoiden hinnoista voidaan säästää merkittäviä summia. Kilpailulla ehkäistään, että hintoihin ei jää liikaa ilmaa ja varmistetaan, että muutkin ehdot vastaavat mahdollisimman tarkasti senhetkistä tarvetta.
Esimerkkinä voidaan käyttää tilannetta, jossa palveluntarjoaja on ilmoittanut puitejärjestelyssä tuntihinnan palveluilleen. Ilman kilpailuttamista järjestyksessä ensimmäisenä oleva tarjoaja saa urakan ja ilmoittaa arvion työmäärästä. Mikäli useampi tarjoaja kilpailee urakasta, tarjoajat joutuvat jättämään kilpailukykyisen tarjouksen, jossa urakkaan tarvittavat resurssit on laskettu mahdollisimman tarkasti. Näin voidaan välttyä maksamasta ylihintaa tarjoajalle, joka tietää saavansa tilauksen millä ehdoin tahansa.
Resurssit minikilpailutuksen järjestämiseen
Minikilpailutuksen järjestäminen ei ole suuritöinen tai pitkäkestoinen projekti, mutta sen vaiheet on kuitenkin toteutettava hankintalain edellyttämällä tavalla. Hankintayksiköissä resurssit ovat usein rajalliset, eikä ylimääräiseen työhön haluta siksi ryhtyä huomattavasta säästöpotentiaalista huolimatta.
Lawder tarjoaa ammattitaitoiset käsiparit julkisten hankintojen toteutukseen asiakkaan tarpeen mukaisesti. Hankinta-asiantuntijamme voivat tukea asiakasta puitejärjestelyn luomissa tai hoitaa sen sisällä toteutettavaa minikilpailutusta. Tarjoamme ketterää ja joustavaa apua kaikenlaisiin julkisiin hankintoihin liittyvissä kysymyksissä!
Voit astua Lawderin virtuaaliseen aulaan ja kysyä asiantuntijaltamme (ark. 9-15). Tervetuloa!
Joni Häggblom
Procurement specialist
Lawder Oy
