Nykypäivän modernissa toimintaympäristössä palveluiden tuottamiseen osallistuvat monenlaiset toimijat, jotka samalla käsittelevät henkilötietoja. Datatalous luo paljon mahdollisuuksia, mutta samalla se lisää riskejä tiedon tahattomalle ja tahalliselle väärinkäytölle.
Tietosuojalainsäädäntö (GDPR, Art. 28) velvoittaa, että henkilötietojen käsittely määritellään sopimuksella tai muulla oikeudellisella asiakirjalla. Tämä ei kuitenkaan riitä – on tärkeää myös säännöllisesti tarkistaa omien palveluntuottajien ja toimittajien tietosuoja- ja tietoturvakäytännöt sekä päivittää sopimukset tarpeen mukaan.
Miksi henkilötietojen käsittelijöiden auditointi on tärkeää?
Rekisterinpitäjällä on oikeus auditoida henkilötietojen käsittelijöidensä toiminta, ja käsittelijöillä on velvollisuus osallistua ja avustaa näissä auditoinneissa. Tämä itsenäisesti suoritettu auditointi on olennainen osa tietosuojan omavalvontaa ja riskienhallintaa. Vaihtoehtoisesti rekisterinpitäjä voi myös valtuuttaa ulkopuolisen asiantuntijan suorittamaan tarkastuksen.
Auditoinneissa varmistetaan, että henkilötietojen käsittely on lainmukaista, ajantasaista ja turvallista. Tämän lisäksi auditointi tuo monia konkreettisia hyötyjä:
Luottamuksen vahvistaminen
- Säännöllinen auditointi osoittaa, että rekisterinpitäjä ottaa tietosuojan tosissaan ja pyrkii varmistamaan, että käsittely on turvallista ja lainmukaista. Tämä lisää luottamusta asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja työntekijöiden keskuudessa.
Tietosuojariskien vähentäminen
- Auditointi auttaa tunnistamaan ja korjaamaan mahdolliset puutteet ja riskit henkilötietojen käsittelyssä ennen kuin niistä kehittyy vakavampia ongelmia. Parhaiden käytäntöjen tunnistaminen ja valmius korjata toimintatapoja hyödyntävät koko käsittelyketjua.
Kilpailuetu
- Erityisen huolellisesti toimivat rekisterinpitäjät voivat saada kilpailuetua markkinoilla, missä asiakkaat ja yhteistyökumppanit arvostavat korkeaa tietoturvan ja yksityisyydensuojan tasoa. Auditoinnit voivat pitkällä aikavälillä myös säästää kustannuksia, koska ne auttavat välttämään tietosuojarikkomuksista johtuvia sakkoja, korjaustoimenpiteiden kustannuksia ja mainehaittoja.
Vastuullisuus liiketoiminnassa
- Auditoinnilla rekisterinpitäjä voi osoittaa toimivansa eettisesti ja vastuullisesti. Auditoinnit lisäävät toiminnan läpinäkyvyyttä, sillä niiden avulla voidaan osoittaa, kuinka henkilötietoja käsitellään koko käsittelyketjun ajan. Tämä on erityisen tärkeää, kun rekisterinpitäjä tekee yhteistyötä useiden eri käsittelijöiden kanssa.
Uusi hybridipalvelu henkilötiedon käsittelijöiden auditointiin
Uuden palvelut avulla yritykset voivat varmistua, että palveluntuottajat, toimittajat ja muut henkilötietojen käsittelijät noudattavat sovittuja tietosuojakäytäntöjä koko sopimussuhteen ajan. Palvelu auttaa yrityksiä olemaan vastuullisempia lisäämällä organisaation ja sen toimitusketjun läpinäkyvyyttä, vaatimustenmukaisuutta ja tehokkuutta.
Auditointityössä hyödynnetään tietosuoja-asiantuntijoiden huippuosaamisen lisäksi tehokkaita digitaalisia työkaluja. Tietosuojan ja riskienhallinnan tueksi yritys saa:
- Digitaalisen työkalun
- Helposti ymmärrettävän raportin
- Asiantuntija-analyysin
Näiden avulla asiakasyritys voi:
- varmistaa, että toimintatavat henkilötietojen suojaamiseksi ovat asianmukaisia,
- tunnistaa piilevät tietosuojariskit,
- varmistaa rekisteröidyn oikeuksien toteutumisen ja vastuunjaon rekisterinpitäjän ja käsittelijöiden kesken, sekä
- varautua ennalta mahdolliseen valvontaviranomaisen tarkastukseen.
Henkilötietojen käsittelijöiden auditointipalvelu on laadittu sekä suomeksi että englanniksi, joten myös kansainvälisien kumppanien auditointi on mahdollista.
Haluatko tietää lisää? Ota yhteyttä meihin Lawderin Aulan kautta tai lähetä sähköpostia tietosuoja-asiantuntijoillemme osoitteeseen tietosuoja@citrus.fi.
Lawder Oy
