Hankintojen yksi tärkeimmistä vaiheista on hankintojen suunnittelu. Hyvin tehty suunnittelu mahdollistaa hankinnan onnistuneen toteutumisen ja kaikkia osapuolia miellyttävän tarjouskilpailun luomisen. Hankinnan suunnitteluun ei vielä panosteta, usein resurssien vähyydestä johtuen, siinä laajuudessa, kuin olisi suositeltavaa.
Hyvin tehdyssä suunnittelussa otetaan huomioon kaikki hankinnan vaiheisiin liittyvät seikat, kuten oikea työryhmä, vastuuhenkilöt, talous, toteutustapa, sisältö sekä aikataulu. Tällaisessa työryhmässä korostuu hankinnasta vastaavan henkilön rooli, kun substanssiosaamisen tulee muuttua laadukkaaksi hankinnaksi. Johtamalla työryhmää oikein asetetuin kysymyksin ja selvityksin, voi hankinnan vastuuhenkilö päästä ymmärrykseen hankinnan sisällöstä niin, että substanssiosaajien asiantuntemus siirtyy tarjouspyyntöön sujuvasti parhaita käytäntöjä noudattaen.
Hankinnan aikatauluttaminen realistisesti suunnitteluvaiheessa mahdollistaa tavoiteaikataulun toteutumisen. Usein vaadittavien liitteiden ja vaatimusmäärittelyn viemä aika todetaan vasta, kun hankintaa ollaan käynnistämässä ja tarve julkaisulle jo käsillä. Hankinnan vaiheiden, kuten tarjouspyynnön sisällön määrittämisen, laskenta-aikojen tai tarjousten avausten ajankulun aliarvioiminen johtavat joko myöhästyneeseen tavoiteaikatauluun tai sisällöltään kiirehdittyyn tarjouskilpailuun. Hankintoja tekevien onkin suositeltavaa ylläpitää hankintakalenteria, jota seuraamalla voi ennakoida tulevien hankintojen aikataulutarpeet.
Avaimet onnistuneeseen hankinnan suunnitteluun:
- Hankinnan tavoitteiden määritteleminen aina hankinnan aikataulusta sopimusaikaiseen toimintaan saakka
- Avainhenkilöiden vastuuttaminen rooleihinsa ja roolien avaaminen
- Välitavoitteiden lukitseminen ja toteutumisen seurantapalaverit
- Suunnittelun onnistumisen analysointi – saavutettiinko asetetut tavoitteet niin hankinnan prosessin kuin sopimusaikaisen toimivuuden osalta?
Kaikki yllä esitetyt vaiheet sisältävät useita toimintoja itsessään, joiden läpi käymiseen tulisi käyttää resursseja ennen hankintaa, hankinnan aikana ja sopimuskaudella. Katsomalla hankinnan prosessia suunniteltuna kokonaisuutena, on helpompi hahmottaa kehityskohteet ja onnistumiset. Jokainen hyvin suunniteltu hankinta kehittää samalla tulevia hankintoja, jolloin suunnitteluun käytetty resurssi ei todellakaan mene hukkaan.
Niko Mursu
Hankinta-asiantuntija, Hankinnat
Lawder Oy
